Co mówi nauka o projektowaniu eventów?

Eudora Bangura i Miju Choi, badaczki z Leeds Beckett University oraz Gangneung-Wonju National University, przeprowadziły wywiady z 14 ekspertami branży eventowej w Wielkiej Brytanii. Wyniki? Sukces wydarzenia jest efektem połączenia trzech kluczowych elementów: efektu „wow”, współtworzenia z klientami oraz umiejętnego wykorzystania mediów społecznościowych. Badanie pokazało, że klienci już nie tylko chcą być odbiorcami wydarzenia samego w sobie, ale coraz częściej chcą się przyczyniać do projektu i planu eventu. To oznacza, że organizatorzy powinni być otwarci na współpracę, ale też umieć prowadzić klienta przez proces kreowania wydarzenia – od koncepcji, przez wybór dekoracji, po finalny efekt.   Jakie jeszcze wnioski płyną z badania?

1. Efekt “wow” jest priorytetem – elementy dekoracyjne, wygląd stoiska, np. namiotu imprezowego, niespodzianki oraz technologia.
2. Social media kształtują trendy – inspiracje czerpane z Instagrama czy TikToka wpływają na oczekiwania klientów.
3. Budżet i planowanie – bo nawet najkreatywniejsza wizja wymaga solidnych podstaw finansowych i organizacyjnych.

Jak przekuć teorię w praktykę?

Każdy event zaczyna się od koncepcji, ale to detale sprawiają, że przechodzi do historii. Co warto uwzględnić?

Scenografia i dekoracje są kluczem do właściwej atmosfery

Chyba zgodzisz się ze mną, że pierwsze wrażenie jest absolutnym fundamentem sukcesu każdego wydarzenia. Weźmy sobie na tapet namiot imprezowy. Nie musi on być tylko schronieniem przed słońcem i deszczem. Jest to element scenografii. Czy to w kształcie gwiazdy, kopuły czy klasycznego namiotu handlowego. Odpowiednia forma i design wpływają na to, co pomyśli odbiorca. W połączeniu z oświetleniem, lampkami i dekoracjami nada odpowiedniego klimatu eventowi. Przemyślana aranżacja całkowicie odmieni wygląd i atmosferę wydarzenia. Teraz zadanie dla Ciebie. Spójrz na poniższy układ. Robi wrażenie, prawda?  

  To co? Wywołasz efekt „wow”? Czy pozwolisz uczestnikom wydarzenia przejść obok?  

Personalizacja i co-kreacja

Chcesz, by uczestnicy poczuli się częścią eventu? Daj im możliwość interakcji. Możesz to stworzyć przez:

• Strefy kreatywne, gdzie mogą dodać coś od siebie (np. personalizować gadżety)
• Głosowanie na wybór atrakcji w kolejnym evencie
• Personalizowane stanowiska fotograficzne, na których jest możliwość wyboru tła i filtrów

Storytelling w organizacji eventów

Eventy to nie tylko ułożony harmonogram, ale… Spójna opowieść! To ona prowadzi uczestników przez wyjątkowe doświadczenia. Dobrze opowiedziana historia zamienia zwykłe wydarzenie we wspaniałe przeżycie. Kiedy uczestnicy stają się częścią opowieści, bardziej angażują się w event, zapamiętują go na dłużej i chętniej dzielą się wrażeniami w mediach społecznościowych i ze swoimi znajomymi. A nic nie przyciąga bardziej, niż zadowolony uczestnik, który poleca wydarzenie innym :).

Niespodzianka

Psychologia mówi jasno, najbardziej pamiętamy to, czego się nie spodziewaliśmy. Dobrze zaplanowana niespodzianka, jak nagłe pojawienie się artysty, DJa, zmiana scenografii w trakcie wydarzenia, czy nawet drobny prezent na zakończenie, sprawia, że uczestnik zapamięta wydarzenie na dłużej.

Media społecznościowe i influencerzy jako… Kluczowy element projektowania eventów?

Media społecznościowe oprócz tego, że mogą stanowić miejsce wielu inspiracji (może któreś z nich wdrożysz u siebie?), to jak sama nazwa mówi – są społecznościowe. Dzięki nim możesz wchodzić w interakcję ze swoimi odbiorcami i współtworzyć wydarzenie. Twórz ankiety, zadawaj pytania i wprowadź regularną interakcję z potencjalnymi odwiedzającymi. Influencerzy również odgrywają ważną rolę w organizacji wydarzeń. Posiadają lojalne społeczności, którym rekomendują eventy. Ich opinie wpływają na decyzje odbiorców i mogą znacząco zwiększyć liczbę uczestników. Ważne jest jednak dopasowanie ich wizerunku do charakteru eventu, by zapewnić autentyczność i wiarygodność przekazu.

Komunikacja w procesie projektowania eventów

Regularne spotkania z zespołem, otwartość na sugestie i aktywne słuchanie klienta pozwalają na współtworzenie eventu i dostosowanie go do potrzeb odbiorców. Dobra komunikacja buduje zaufanie, a to przekłada się na płynną realizację i wyjątkowe doświadczenia dla uczestników wydarzenia.