Organizacja zawodów sportowych w czasie pandemii

Odwoływać zawody, czy wystarczy zmienić ich datę? A co z materiałami promocyjnymi, których nie można już zwrócić? - te i inne dylematy spotkały w tym roku wszystkich organizatorów zawodów sportowych.

Firma MITKO miała przyjemność zostać sponsorem tytularnym zawodów rowerowych, które odbyły się 5 lipca 2020 r. Na naszej stronie znajdziecie relację z zawodów MITKO MTB XC Wodzisław Śląski 2020, a dzisiaj chcielibyśmy pokazać Wam, jak organizację tych zawodów ocenia kierownik MOSiR, Pan Ireneusz Górnik.

Zapraszamy do przeczytania wywiadu z organizatorem zawodów MITKO MTB XC Wodzisław Śląski 2020:

MITKO: Proszę opowiedzieć o ostatnim evencie, jaki Pan zorganizował.
Ireneusz Górnik: Zawody MITKO MTB XC Wodzisław Śląski 2020 to zawody w kolarstwie górskim. Zawody odbyły się na dwóch różnych pętlach, dla młodszych zawodników pętla o niewielkim stopniu trudności. Dla kategorii junior młodszy, junior, elita i masters pętla o długości 3,5 kilometra była trudniejsza do pokonania. Bez wcześniejszego przygotowania technicznego zawodnikom ciężko byłoby ukończyć ww. wyścig.

M.: Jak wielu ludzi i jak długo pracuje nad tym, aby taki event mógł się w ogóle odbyć?
I. G.: Rozpoczęcie prac nad eventem z perspektywy organizacji publicznej rozpoczyna się już rok przed imprezą poprzez odpowiednio zaplanowany budżet imprezy. Następne działania tj. stworzenie regulaminu, zapisy oraz promocja eventu zaczynają się na 2 do 3 miesięcy przed imprezą. Przed oraz po imprezie zaangażowane w proces organizacyjny były dwie osoby. Natomiast same zawody są tzw. wisienką na torcie, efektem wcześniejszych przygotowań. W dniu eventu podczas zawodów potrzebnych było do prawidłowego zorganizowania około 20 osób.

M.: Bez jakich sprzętów eventowych nie wyobraża sobie Pan organizacji zawodów sportowych?
I. G.: Przy zawodach MTB nie wyobrażam sobie eventu bez bramy startowej oraz odpowiedniej ilości namiotów (organizacja biura zawodów, strefa dla zawodników). Ponadto przy imprezach na wolnym powietrzu bardzo przydają się komplety piwne oraz barierki i taśma służąca zapewnieniu bezpieczeństwa podczas zawodów.

M.: Równie ważna, jak trasa zawodów i miejsca dla zawodników jest strefa wypoczynkowa dla gości eventu. W jaki sposób określa Pan, ile namiotów potrzebnych jest do zagospodarowania tzw. strefy chillzone?
I. G.: Nie ma konkretnej ilości namiotów do zagospodarowania strefy chillzone. Bardzo wiele zależy od miejsca imprezy oraz ilości uczestników zawodów sportowych. Inna ilość będzie potrzebna dla zawodów na 50 osób, a inna dla 1000 uczestników. Niemniej jednak podczas tegorocznych zawodów na naszej imprezie MITKO MTB XC Wodzisław Śląski 2020 było przeznaczonych do strefy chillzone 8 namiotów na około 150 uczestników co daje średnią około 18 uczestników na jeden namiot.

M.: Na ile godzin przed rozpoczęciem zawodów, miejsce ich organizacji musi być już kompleksowo przygotowane?
I. G.: W zależności od ilości osób zaangażowanych w proces organizacji zawodów różny będzie czas przygotowania. W przypadku kiedy organizator jest od wszystkiego dobrze jest przygotować sobie strefę startu/mety odpowiednio wcześniej, ponieważ w późniejszym czasie mogą nałożyć się inne obowiązki które również należy wykonać. Jeżeli zawody są jednodniowe to z doświadczenia mogę polecić godzinę przed otwarcie biura zawodów, jest to czas w którym nie powinno być problemu z dużą ilością osób jeżdżących w okolicach startu które mogłyby utrudniać rozstawienie całego zaplanowanego sprzętu.

M.: Jakie cechy sprzętu eventowego są najważniejsze podczas ich wyboru? Wygląd, wspieranie lokalnego rynku, bezpieczeństwo, a może jeszcze coś innego?
I. G.: Dla organizatorów którzy korzystają z pomocy wolontariuszy lub pracowników, którzy na co dzień nie pracują z sprzętem eventowym sprzęt musi być przde wszystkim prosty i szybki w montażu. Ponadto ważny jest wygląd i czystość sprzętu co bezpośrednio przekłada się na odbiór danego eventu w branży.

M.: Gdyby miał Pan wybrać tylko jeden produkt MITKO, bez którego nie wyobraża sobie Pan organizacji zawodów sportowych, co by to było?
I. G.: Brama startowa

M.: A czy któryś z naszych produktów jest szczególnie istotny dla zawodników lub innych uczestników eventu?
I. G.: Uważam, że połączenie wielu produktów podczas jednego eventu które są ze sobą spójne sprawia że event jest dobrze odbierany przez uczestników. Niemniej jednak strefa chillzone z namiotami i leżakami podczas zawodów może być dla zawodników szczególnie istotna w przypadku gdy zawody trwają wiele godzin.

M.: Gdybyś miał Pan wskazać, co we współpracy z nami lubi Pan najbardziej, co by to było?
I. G.: Może nie będzie to oryginalne, ale pomoc techniczną tj. po wcześniejszych ustaleniach nie muszę już zastanawiać się i pilnować obsługi technicznej czy w dobrym miejscu sprzęt eventowy jest rozkładany. Jest to spore ułatwienie dla organizatora szczególnie przy jednodniowych eventach.

M.: Jakie emocje towarzyszą Panu i pozostałym organizatorom podczas organizacji i przebiegu zawodów sportowych?
I. G.: Emocji jest wiele. W trakcie przyjmowania zapisów internetowych jest to euforia. W dniu zawodów przed pierwszym startem zawsze towarzyszy mi stan gotowości bojowej, ponieważ podczas imprez plenerowych zawsze może „wyskoczyć coś nieprzewidywanego”. Natomiast podczas samego eventu najważniejsze jest bezpieczeństwo, w związku z tym organizator przeżywa stres związany z tym aby wszyscy bez szwanku na zdrowiu ukończyli zawody i nie pomylili przygotowanej przez organizatora trasy.

M.: Jakie trudności musiał Pan pokonać w obliczu trwającej pandemii, aby ostatnie wydarzenie sportowe organizowane przez MOSiR mogło ostatecznie się odbyć?
I. G.: Problemem podczas pandemii była konieczność zmiany terminu. Zmiana terminu zawsze spowoduje że komuś drugi termin nie będzie pasował i konieczne będą zwroty opłat startowych. W mojej opinii najwięcej „zmarnowanych funduszy” zostało podczas promocji konkretnego eventu sportowego który finalnie został przełożony na inny termin lub został odwołany. Wielu organizatorów duży imprez sportowych ma również problemy z kosztami o których przeciętny konsument wydarzenia sportowego nie myśli. Dobrym przykładem może być tutaj Półmaraton w Gdyni. Organizator poniósł ogromne koszty związane z przygotowaniem koszulek, medali, numerów startowych, których nie jest w stanie w żaden sposób odzyskać w przypadku odwołania imprezy. Wobec tego uważam że mniejsze imprezy sportowe w tym trudnym sezonie 2020 mają szanse powodzenia.